メール誤送信防止(Active! gate)

  • 有料オプション
Active! Gate

社内外のやりとりで日常的に利用するメール。宛先の間違いやToやCcでの大量メール送信など、メールの誤送信による個人情報や機密情報の漏えいが発生すると、会社の信用問題に発展します。

また、以前より日常的に利用されてきたパスワード付きのzip圧縮のファイルをメールに添付し、そのパスワードを同じメールアドレスに後送するという手法があります。政府が内閣府と内閣官房で「セキュリティ的に意味がない」とこの手法の廃止を決定したことから、民間企業でも廃止する動きが活発になってきております。(PPAP問題)

「メール誤送信」の事故報告件数は最多!

JIPDEC(一般財団法人日本情報経済社会推進協会)が公表した2020年度「個人情報の取扱いにおける事故報告集計結果」によると、「誤送付」に関する事故件数が全体の62.3%(1,648件)と多くを占めております。
事故報告全体の中でも「メール誤送信」は764件と最も報告件数が多く、新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワーク導入などにより通信手段・連絡手段としてメールを利用するケースが増えており、それにともないメール誤送信に関する報告も増えていると推測されます。

原因別事故報告件数「誤送付」の内訳の図
引用元:JIPDEC(一般財団法人日本情報経済社会推進協会)
2020年度「個人情報の取扱いにおける事故報告集計結果」 より抜粋

CPIのメール誤送信防止オプションでは、メール専業メーカーのクオリティア社が開発した「Active! gate」を採用しております。オプションお申し込み後は送信メールサーバーがActive! gateに変更※1となり、メール誤送信に対してシステム的にさまざまな対策を講じることができるようになります。
また、添付ファイルの暗号化とWebダウンロード機能も標準装備しているため、安全に添付ファイルのやりとりが可能です。

  1. お申し込み後、お客さまで送信メールサーバーの設定変更が必要です。
導入イメージ

本オプションでは、簡単に導入できる「スタンダードコース」と企業ポリシーに合わせて細かくルールを設定できる「セルフコース」をご用意しております。
「メール誤送信防止オプション」を導入し、メール送信に対するセキュリティリスク対策を万全にしましょう。

機能紹介

送信メールの一時保留

スタンダードコースセルフコース

メールを一定期間※1隔離・保留する機能です。
隔離・保留されたメールは管理画面上で確認し、「即時配信」や「破棄」を選択できます。
ユーザーによる指定がない場合は、一定時間経過した後に自動で送信されます。

  1. 標準で設定されている時間は5分です。

添付ファイルの暗号化

スタンダードコースセルフコース

メールに添付されたファイルを自動的にパスワード付の暗号化ファイルに変換します。

添付ファイルのWebダウンロード

スタンダードコースセルフコース

添付ファイルを分離してメール本文のみを送信します。分離された添付ファイルは、別途パスワードを使用しWebからダウンロードできます。
管理画面よりWebダウンロードの有効期限設定やファイルの削除ができます。

Bcc強制変換

セルフコース

「To」や「Cc」に外部宛の大量メールアドレスを指定した場合、強制的に「Bcc」に変換します。
これにより「To」や「Cc」では他の受信者に見えてしまうメールアドレスを保護し、個人情報の漏えいを防ぐことができます。

送信拒否

セルフコース

時間帯や送信者、キーワードなど管理者の設定した条件により、メールの送信自体を拒否できます。
送信拒否が実行された場合、送信者にそれを通知するメールを送ることができます。

時間差配信

セルフコース

社内、準社内(グループ会社など)、社外など、ドメインごとにメールを時間差で配信できます。
まず社内と準社内の関係者にのみ先にメールを送信し、一定時間経過後に社外の宛先に送信することで、送信者が気づかなかったうっかりミスを阻止します。

料金・対象プラン

ご契約単位 初期費用 月額費用
スタンダードコース 1セット
(10メールアドレス)
なし 2,200円(税込)/月
セルフコース なし 3,300円(税込)/月

他社比較

CPI A社 B社
スタンダード
コース
セルフ
コース
月額換算費用(1セットご契約時) 2,200円(税込)/月 3,300円(税込)/月 4,350円(税込)/月 6,600円(税込)/月
年間費用(1セットご契約時) 26,400円(税込) 39,600円(税込) 52,200円(税込) 79,200円(税込)
対応機能
  • 一時保留
  • 添付ファイル暗号化
  • 添付ファイルWeb
    ダウンロード
  • 一時保留
  • 添付ファイル暗号化
  • 添付ファイルWeb
    ダウンロード
  • 時間差配信
  • 強制Bcc
  • 送信拒否
  • 一時保留
  • 添付ファイル暗号化
  • 添付ファイルWeb
    ダウンロード
  • 時間差配信
  • 送信承認フロー
  • 一時保留
  • 添付ファイル暗号化
  • 添付ファイルWeb
    ダウンロード
  • 時間差配信
  • 送信承認フロー
  • 強制Bcc
  • 競合他社の価格は2021年5月7日時点のものになります。

対象プラン

  • チェックマーク:標準装備
  • ─:非対応
シェアードプラン
主契約ドメイン マルチドメイン
有料オプション

セルフコース運用事例

セルフコースで利用できる「ポリシー設定画面」から、お客さまの自社ポリシーに合わせて細かくルールを設定できます。こちらの運用事例では、実際にお客さまが利用している設定をご紹介します。

社内宛と社外宛でメール一時保留の有無を変更する

[送信メールの一時保留]
送信メールの一時保留機能では、管理画面よりドメインやメールアドレス単位で一時保留の有無を設定できます。また、保留する時間もお好みの長さに設定できます。

運用事例の図

社内宛と社外宛で添付ファイルの扱いを変える

[添付ファイルの暗号化] [添付ファイルのWebダウンロード]
管理画面よりポリシーを設定することにより、送信元と送信先のメールアドレスのドメインが同じ場合は、添付ファイルを暗号化せずメール送信できます。
その他にも、ある企業や特定の人へ向けてのメール送信時には添付ファイルのWebダウンロードを利用しない、など細やかな設定が可能です。

運用事例の図

宛先に大量の外部宛メールアドレスがある場合は強制的にBccに変換

[強制Bcc]
たとえば、ToやCcに10件以上の外部メールアドレスがある場合は、Bccに強制変換するよう設定します。
Bccで送信することにより受信者から他のメールアドレスが見えなくなり、万が一誤送信があった場合でも送信先メールアドレスの漏えいを防ぐことができます。

運用事例の図

部下が送信した社外メールを事前に上司が確認

[時間差配信] [強制Bcc]
新入社員や派遣社員など特定人物が送信したメールに対し社内は即時配信、社外は一定時間経過後に送信されるよう設定します。
上司や教育係の社員が特定人物の送信したメールをお客さまへ送信される前に、宛先の間違いやメール本文のマナーなどを確認できます。
その際社内メールアドレスを強制的にBccにすることにより、チェックする人のメールアドレスが外部に漏れることがありません。

運用事例の図

営業時間以外は社員がメールを送らないようにする

[送信拒否]
たとえば、営業時間が9:00~19:00の場合、業務時間外である19:00~翌日9:00はメール送信を拒否できるよう設定できます。
これにより、社員が営業時間外にメールを送信できないようにします。

運用事例の図
  • 実際に管理画面で設定できる項目については、操作マニュアル を参考にしてみてください。

ご利用開始までの流れ

ビジネス スタンダードを新規でお申し込みのお客さまはもちろん、すでにご契約のお客さまもメール誤送信防止オプションを追加でお申し込みいただけます。

ご利用開始までの流れ
  1. 詳しい設定方法については、操作マニュアル をご確認ください。

ご注意事項

  • ご契約の単位はセット単位となります。
  • 1セットのご契約で10個のメールアドレスまでご利用いただけます。
  • ご契約のメールアドレス数以上でもご利用可能ですが、Active! gateに登録されたメールアドレス数がご契約を上回る場合は別途請求が発生しますのでご注意ください。
  • 50セット以上でのお申し込みをご検討の場合は、事前にこちら からお問い合わせください。
  • ご利用に際してはActive! gateへのメールアドレス登録とメールソフトの設定変更が必要となります。(ブラウザメール機能の標準Webメールではご利用いただけません)
  • 本サービスをお申し込みいただいた場合、Active! mailからのメール送信は全て株式会社クオリティア社のActive! gateを経由いたします。
  • DNSをお客さまで管理している場合もご利用いただけますが下記注意事項があります。
    • SPFレコードの設定を推奨します。(記載内容は設定完了後に送付する設定完了通知をご覧ください。)
    • ご利用に際してはsmtp.お客さまドメイン名の設定が必須となります。
  • 他社のメールサーバーをご利用の場合はご利用いただけません。
  • セルフコースからスタンダードコースへは変更出来ません。

PDFをダウンロードいただけます

メール誤送信防止のご提案

オプション追加契約のお客さま

お問い合わせ: sales@cpi.ad.jp お申し込み:マイページ

操作マニュアルはサポートサイトでご確認ください。